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如何使用Gmail合併列印批次寄送信件,收件者只看到自己的稱謂抬頭,甚致各自的附件
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Update: 2016-03-02 17:37:31
標籤: Gmail, 合併列印

想要將email一次寄給多人,郤又不想讓收件者們知道你還寄給哪些其他人時,大多數的作法是將收件者一個個的加入密件副本Bcc寄出,但這樣作的缺點是信件內文開頭的稱謂無法作指定,讓收件人沒有「這封信是專門寄給他/她」的獨特感。

 

本篇來介結如何利用Gmail合併列印功能,作到一次傳送多封郵件,而且是傳送個人化電子郵件給電子郵件通訊清單中的每位收件者(可作到不同人收到的附件也不同),也就是說收件方收到你寄的信件時,對方打開信件時,他/她不是你密件副本的對象,而且信件內文的稱謂是以他/她的名稱為開頭。方法很簡單,幾需幾個步驟就能輕鬆完成。

 

▼ STEP 1. 先將信件內容打成草稿,主旨打好,收件者空白不要填,內文開頭稱謂要打 <<name>>,見下圖,打好後可以按右上方叉叉或先這樣開著(讓這封信處於草稿狀態),我是用inbox by gmail,若你用gmail也是可以。

 

▼ STEP 2. 開啟一份新的試算表,在A1、B1欄位分別填入Email Address、name,這裡name就是STEP 1會用到的。

 

▼ STEP 3. 選 [外掛程式],再選 [取得外掛程式]。

 

▼ STEP 4. 找到Yet Another Mail Merge(見圖第一支外掛),按藍色 [免費] 鈕進行安裝。

 

▼ STEP 5. 權限授予畫面,滑到下方的 [允許] 藍色按鈕,同意安裝。

 

▼ STEP 6. 安裝後試算表會有這個畫面,表示你的試算表已裝好這支外掛,免費版一天只能寄送50封合併列印,付費版本一天可達400封,年費24美金。這裡我們按 [Continue]

 

▼ STEP 7. 在 [草稿] 下拉選擇我們在STEP 1打好的草稿,我在STEP 1的主旨打「簡報寄送」,所以在此選它。

 

▼ STEP 8. 將 [寄件者名稱] 填好、如果你有多個gmail信箱,可在 [從此信箱寄出] 下拉選單選擇看要用哪一個帳號寄出。[追蹤郵件開啟情形] 可以追蹤對方是否有開啟信件這個動作,記錄會出現在STEP 2的試算表中。最後按藍色的 [寄出信件] 即可。

 

▼ STEP 9. 信件寄出,會顯示你今天還有多少免費合併信件的額度,右側 [Tracking] 追蹤記多少人開信,[Follow-up] 開始針對未開信的人再寄執行一次Yet Another Mail Merge,程式會建議你換個較吸引人的信件標題以吸引對方開信。

 

▼ 對方收到我寄送的信件,內文開頭稱謂就是「王小明」囉。

 

▼ 補充:回到STEP 2的試算表,此時Yet Another Mail Merge會主動新增C、D欄位,C欄記錄信件發送時間,下方是信件有無被收件者開啟的回傳值(儲存格右上方的備註會記錄信件被開啟次數,上次開啟是什麼時間),這裡顯示都被開啟了。D欄的 [Merge status] 是方便我們之後若要再利用這個試算表寄信出去時(打開這份試算表,選 [外掛程式] > [Yet Another Mail Merge] > [開始合併郵件]),只要打上0這個數字的連絡人,就不會在收信對象裡,也就是說他/她不會收到你的信。

 

除了使用<<name>>抓取試算表裡每個email的稱謂外,你還可以寄不同的附件給不同的連絡人,方法是先將附件傳到Google Drive空間,截取這支檔案的分享網址URL(可以選只允許該連絡人才能開啟這個附件)。

 

然後在STEP 2試算表新增「Attachment」欄位名稱。

 

接著在試算表新增「Mail Merge with Attachments」這支外掛,之後你在試算表執行Yet Another Mail Merge時,在追蹤郵件開啟狀況的下方會多「Attach file in column 'Attachment' to emails sent」,就可以針對不同連絡人寄不同的附件了。

 

附上影片說明(英文):


關於Yet Another Mail Merge (YAMM) 問與答可參考(英文版):http://google-apps.cz/screenshoty/ManualHromadnaPostaAJ.pdf

 

2016/7/26更新:

若要寄副本,只要加上「cc」欄位即可,程式在發信時就會將「cc」欄位的email以副本寄出。同樣的,若要寄密件副本,只要在試算表加上「bcc」欄位即可,程式在寄信時就會自動去抓「bcc」欄位的email,以密件副本寄出。如果要多個副本的email,只要在email之間加入「,」隔開即可。

 

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